Dokumentation, die einen Personalwechsel übersteht
Was passiert, wenn die Person geht, die alles wusste — und welche vier Festlegungen das verhindern.
Die meisten Dokumentationssysteme im Labor funktionieren, solange die Person da ist, die sie eingerichtet hat. Der eigentliche Test ist der Personalwechsel. Er deckt zuverlässig auf, welche Information tatsächlich aufgeschrieben war und welche nur im Kopf existierte.
Vier Festlegungen genügen, um das zu verhindern, und alle vier passen auf eine halbe Seite. Sie kosten in der Einführung eine Stunde. Die folgenden Punkte beschreiben sie und den Test, der ihre Wirksamkeit prüft.
Festlegung 1: eine einheitliche Substanzbezeichnung
Dieselbe Substanz taucht als Handelsname, als Sequenzname und als Abkürzung auf. Wer intern drei Bezeichnungen führt, erzeugt drei nicht auffindbare Bestände. Eine Zuordnungstabelle löst das einmalig.
Sinnvoll ist die im Katalog geführte Bezeichnung plus die gebräuchlichen Synonyme in einer Spalte. Das Peptid-Lexikon nennt die Synonyme je Eintrag. Damit findet auch eine neue Person den Bestand.
Festlegung 2: Ablageort und Dateibenennung
Wo liegen Analysezertifikate, und wie heißen die Dateien? Ein Muster aus Substanz, Chargennummer und Datum macht jede Datei ohne Öffnen zuordenbar. Ohne Konvention entstehen Dateinamen, die nur der Ersteller versteht.
Die Systematik beschreibt der Artikel zur Archivierung. Der Aufwand liegt bei einer Umbenennung je Dokument.
Festlegung 3: die vier Felder des Bestandsverzeichnisses
Substanz, Chargennummer, Eingangsdatum, Lagerort. Wer trägt sie wann ein, und wo liegt die Datei? Zwei Sätze genügen für diese Festlegung.
Entscheidend ist, dass mehrere Personen Zugriff haben und die Konvention kennen. Ein Verzeichnis auf einem persönlichen Laufwerk überlebt keinen Wechsel. Die Systematik beschreibt der Artikel zum Bestandsverzeichnis.
Festlegung 4: die Beschriftung von Aliquoten
Substanz, Chargennummer, Konzentration, Datum. Vier Angaben auf jedem Aliquot. Ohne sie ist ein Gefrierschrankfach nach einem Personalwechsel unbrauchbar.
Das ist die häufigste und teuerste Lücke, weil das Material physisch vorhanden und trotzdem nicht verwendbar ist. Die Aufteilung berechnet der Rekonstitutions-Rechner. Der Aufwand beträgt Sekunden je Gefäß.
Der Test
Bitten Sie eine unbeteiligte Person, zu einer gegebenen Chargennummer das Analysezertifikat, den Lagerort und die zugehörige Messreihe zu finden. Gelingt das ohne Rückfrage, hält die Dokumentation. Gelingt es nicht, ist die Lücke jetzt bekannt.
Der Test dauert zehn Minuten und ist aussagekräftiger als jede Selbsteinschätzung. Er entspricht zugleich der typischen Auditfrage — siehe Dokumentation im Audit.
Was bei der Übergabe konkret zu tun ist
Bestand einmal physisch durchgehen und mit dem Verzeichnis abgleichen. Unbeschriftete Aliquote entweder zuordnen oder verwerfen, weil Material unbekannter Herkunft kein Referenzmaterial mehr ist. Diese Entscheidung fällt leichter, solange die Person noch da ist.
Anschließend die vier Festlegungen schriftlich übergeben. Eine halbe Seite genügt. Sie ist mehr wert als eine dreistündige mündliche Einweisung.
Was sich nicht übergeben lässt
Beobachtungen, die nie notiert wurden: dass eine bestimmte Charge auffällig war, dass ein Ansatz zweimal wiederholt werden musste, dass ein Vial einmal aufgetaut vorgefunden wurde. Diese Information ist beim Wechsel verloren. Sie gehört deshalb ins Protokoll und nicht in die Erinnerung.
Ein Freitextfeld je Protokolleintrag genügt dafür. Welche Felder sonst gebraucht werden, beschreibt der Artikel zur Protokollführung.
Der Nutzen jenseits des Wechsels
Dieselben Festlegungen beantworten die Auditfragen, liefern die Angaben für den Methodenteil einer Publikation und ermöglichen die Wiederholung einer Serie nach Jahren. Der Personalwechsel ist nur der Anlass, sie einzuführen. Der Nutzen ist laufend.
Welche Angaben eine Publikation verlangt, beschreibt der Artikel zu Zertifikat und Publikation. Die Überschneidung ist nahezu vollständig.
Die Rolle der Bestellreferenz
Sie verbindet Rechnung, Lieferschein und Analysezertifikat zu einem Vorgang und ist damit die Klammer über alle vier Festlegungen hinweg. Wer sie durchgängig führt, kann jeden Beleg über jeden anderen finden. Ohne sie liegen drei Dokumente ohne gemeinsamen Schlüssel nebeneinander.
Bei Kronen Peptides begleitet dieselbe Referenz den gesamten Vorgang von der Bestellung bis zur Lieferung. Die Belegkette beschreibt der Artikel zur Belegführung.
Die halbe Seite
Einheitliche Bezeichnung, Ablageort und Dateibenennung, vier Felder im Verzeichnis, vier Angaben auf jedem Aliquot. Das ist die gesamte Konvention. Sie passt auf eine halbe Seite und übersteht jeden Wechsel.
Alles darüber hinaus ist nützlich und nicht notwendig. Die weiteren Artikel dieses Schwerpunkts stehen unter Analysezertifikate im Magazin.