Rechnung und Belegführung bei der Laborbeschaffung von Peptiden
Welche Angaben eine prüfbare Rechnung enthalten muss, wie die Bestellreferenz Zahlung und Lieferung verbindet und was intern abzulegen ist.
Die Belegkette bei einer Laborbeschaffung besteht aus vier Dokumenten: Bestellung, Rechnung, Lieferschein und Analysezertifikat. Nur wenn alle vier über eine gemeinsame Kennung verbunden sind, lässt sich ein Vorgang später vollständig nachvollziehen. Diese Kennung ist in der Regel die Bestellreferenz.
In der Praxis geht die Verbindung meist an einer einzigen Stelle verloren: beim Analysezertifikat, das ohne Bezug zur Bestellung abgelegt wird. Die folgenden Punkte beschreiben, wie sich das vermeiden lässt. Sie gelten unabhängig vom Anbieter und lassen sich einmalig einrichten.
Pflichtangaben nach §14 UStG
Eine vorsteuerabzugsfähige Rechnung nennt vollständige Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Lieferzeitpunkt, Entgelt und Steuerbetrag. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Das ist kein Formalismus, sondern der häufigste Grund für Rückfragen aus der Buchhaltung.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kommt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers hinzu. Wer für eine Einrichtung bestellt, sollte sie deshalb bereits bei der Bestellung angeben. Die Angaben zum Rechtsträger stehen im Impressum.
Die Bestellreferenz als Klammer
Eine Bestellreferenz begleitet den Vorgang von der Bestellung über die Zahlung bis zur Lieferung. Bei Vorkasse ist sie zugleich der Verwendungszweck der Überweisung, was die Zuordnung des Zahlungseingangs automatisiert. Ohne sie muss der Anbieter über Betrag und Absender zuordnen, was fehleranfällig ist.
Intern sollte dieselbe Referenz in der Bestellanforderung stehen. Damit lässt sich später jeder Kontoauszug einer Lieferung zuordnen. Die Referenz wird bei Kronen Peptides im Bestellvorgang erzeugt und auf allen Dokumenten geführt.
Was beim Wareneingang abgelegt wird
Vier Angaben gehören ins Bestandsverzeichnis: Substanz, Chargennummer, Eingangsdatum und Lagerort. Das beiliegende Analysezertifikat wird zusammen mit dem Lieferschein abgelegt, idealerweise unter derselben Bestellreferenz. Damit ist die Kette geschlossen.
Der Eintrag muss beim Wareneingang erfolgen und nicht nachträglich. Nachträglich ist er eine Erinnerung und keine Dokumentation. Die Zertifikatsübersicht steht unter Analysezertifikate.
Vorabrechnung für den Freigabelauf
Beide angebotenen Zahlungsarten sind Vorkasse, was die interne Reihenfolge umkehrt: Freigabe vor Zahlung statt danach. Eine Vorabrechnung mit Bestellnummer bildet den Vorgang als Verbindlichkeit ab und macht ihn freigabefähig. Nach Zahlungseingang wird sie durch die endgültige Rechnung ersetzt.
Abweichungen zwischen Vorab- und Endrechnung entstehen nur, wenn sich die Bestellung nach der Freigabe ändert. Genau diese Konstanz trägt den internen Ablauf. Anfragen zu Vorabrechnungen nimmt der Kontakt entgegen.
Aufbewahrungsfristen
Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Fristen und werden zehn Jahre aufbewahrt. Analysezertifikate sind davon nicht erfasst, gehören aber praktisch mindestens so lange aufbewahrt wie die zugehörigen Messdaten. In vielen Fällen ist das länger als die steuerliche Frist.
Sinnvoll ist deshalb, beide getrennt zu führen: die Rechnung in der Buchhaltung, das Zertifikat bei den Labordaten. Die gemeinsame Klammer bleibt die Bestellreferenz. Welche Daten der Anbieter wie lange speichert, steht in der Datenschutzerklärung.
Sammelbestellungen richtig abbilden
Wenn mehrere Arbeitsgruppen gemeinsam bestellen, um den Mindestbestellwert zu erreichen, braucht es eine interne Aufteilung der Rechnung. Praktikabel ist eine Aufstellung je Position mit Kostenstelle, die der Rechnung beigelegt wird. Der Anbieter stellt eine Rechnung, die Aufteilung erfolgt intern.
Wichtig ist, dass die Chargenzuordnung dabei nicht verloren geht: Jede Gruppe braucht die Chargennummer des von ihr übernommenen Materials. Ein einfacher Verteilvermerk auf dem Lieferschein genügt dafür. Die Konditionen zum Mindestbestellwert stehen unter Versand und Zahlung.
Was bei Reklamationen gebraucht wird
Für jede Rückfrage genügen zwei Werte: die Bestellreferenz und die Chargennummer. Personenbezogene Angaben sind dafür nicht erforderlich, was den Vorgang zugleich datensparsam hält. Der Anbieter kann damit Lieferung, Charge und Zertifikat eindeutig zuordnen.
Bei Transportschäden kommt die Sendungsnummer hinzu, weil sie den Zeitraum zwischen Versand und Zustellung dokumentiert. Bei temperaturempfindlicher Ware ist das die entscheidende Angabe. Rückfragen nimmt der Kontakt werktags entgegen.
Die Einrichtung lohnt sich einmal
Bestellreferenz durchgängig führen, vier Felder beim Wareneingang erfassen, Zertifikat bei den Labordaten ablegen, Rechnung in der Buchhaltung. Vier Regeln, die zusammen wenige Minuten je Bestellung kosten. Einmal eingerichtet, laufen sie ohne weiteren Aufwand.
Der Gewinn zeigt sich erst später, wenn eine Messreihe wiederholt oder ein Ergebnis verteidigt werden muss. Dann ist die Frage nach der verwendeten Charge in Sekunden beantwortet. Der vollständige Beschaffungsablauf steht im Artikel zur Beschaffung für Forschungseinrichtungen.